Hai xưởng cơ khí cùng có 46 máy và dụng cụ điện, nhưng xưởng Minh Phát kiểm kê bằng tem QR tại chỗ, còn xưởng bên cạnh đợi cuối tháng mới dò file Excel.
Ở xưởng thứ hai, máy khoan pin số 07 biến mất khỏi tủ hai tuần mà bảng vẫn ghi “đang dùng”. Một máy mài được chuyển sang khu hàn nhưng không ai sửa dòng dữ liệu. Chủ xưởng mất gần buổi sáng đi hỏi từng tổ.
Minh Phát cũng từng gặp cảnh đó. Xưởng bắt đầu tạo mã QR quản lý kho theo checklist sáu bước, dán mã lên từng máy và buộc thao tác cập nhật diễn ra ngay tại vị trí tài sản.
Bước 1: chốt mã tài sản trước khi tạo tem
Mỗi tài sản cần một mã nhận diện riêng, không dùng riêng tên thiết bị. Xưởng có ba máy mài Bosch GWS 900 nên đặt mã lần lượt “MP-MAI-001”, “MP-MAI-002” và “MP-MAI-003”. Mã này giữ nguyên dù máy đổi tổ sử dụng.
Bảng gốc có các cột: mã, tên máy, model, serial, ngày mua, khu vực, người giữ, trạng thái và lần bảo dưỡng kế. Serial do hãng cấp vẫn được lưu, nhưng mã nội bộ ngắn hơn để đọc qua điện thoại hoặc nói qua bộ đàm.
Những món dưới 200.000 đồng như mũi khoan được quản theo hộp, tránh làm hàng trăm tem vụn. Thiết bị có pin và thân máy tách rời được chọn một quy tắc rõ: thân mang mã chính, pin có mã phụ nếu thường luân chuyển.
Danh sách ban đầu được hai người đi kiểm cùng nhau. Một người đọc tem hãng, người kia nhập dữ liệu và chụp ảnh. 46 tài sản được đối chiếu xong trong 95 phút, gồm cả năm món trước đó nằm sai khu vực.
Bước 2: tạo trang hồ sơ mở vừa màn hình thợ
Mỗi mã dẫn tới một trang tài sản, ví dụ “kho.minhphat.local/t/MP-MAI-002”. Phần trên hiện ảnh, tên máy, mã nội bộ và trạng thái. Các nút nhận máy, trả máy, báo hỏng được đặt đủ lớn để người đeo găng mỏng vẫn chạm được.
Trang chỉ cho người đã đăng nhập sửa dữ liệu. Người quét bằng máy lạ thấy tên tài sản và số liên hệ kho, nhưng không xem giá mua hay lịch sử người dùng. Quyền được chia cho thủ kho, tổ trưởng và kỹ thuật bảo trì.
Lịch sử là chuỗi sự kiện có giờ cụ thể: 07:42 nhận tại tủ A2, 11:18 chuyển sang khu hàn, 16:35 trả kho. Thông tin cũ được giữ lại thay vì ghi đè vào một ô Excel. Khi máy mất dấu, thủ kho xem ngay lần bàn giao gần đây.
WiFi trong góc xưởng từng yếu do vách tôn. Đội kỹ thuật thử trang ở từng khu, bổ sung một access point gần bàn hàn và để biểu mẫu tải trước phần chữ. Ảnh chỉ mở khi người dùng chạm xem.
Bước 3: tạo mã QR quản lý kho theo từng tài sản
Sau khi đường dẫn hồ sơ ổn định, xưởng mở công cụ tạo mã QR của MONA trên trình duyệt để tạo miễn phí. Công cụ xuất PNG, SVG, gắn logo và có VietQR. Xưởng chọn SVG cho file tem, còn PNG được gắn vào bảng hướng dẫn nội bộ.
Mỗi đường dẫn tạo một hình khác nhau. Tên file trùng mã tài sản, chẳng hạn “MP-MAI-002.svg”, để bên in ghép đúng dòng. Một bảng đối chiếu tự động kiểm số file phải bằng số tài sản trước khi gửi sản xuất.
Logo Minh Phát được bỏ khỏi mã nhỏ 25 mm vì chi tiết giữa hình làm giảm vùng đọc. Tên xưởng vẫn nằm cạnh QR trên tem. Màu đen trên nền trắng được giữ nguyên để camera nhận nhanh trong khu vực bám bụi kim loại.
VietQR là lựa chọn dành cho dữ liệu thanh toán, không dùng vào hồ sơ máy. Việc chọn đúng loại dữ liệu giúp nhân viên quét ra trang quản lý thay vì mở ứng dụng ngân hàng. Xưởng lưu cấu hình mẫu để lần bổ sung tài sản không chọn nhầm.
Bước 4: in tem chịu dầu rồi dán lên máy
Tem giấy bong sau vài ngày tiếp xúc dầu cắt gọt, vì vậy xưởng thử decal polyester cán mờ. Mực và lớp phủ chịu được khăn lau có dung dịch nhẹ. Tem mẫu được dán 72 giờ trên thân máy trước khi đặt cả lô.
Vị trí dán phải nhìn thấy khi máy ở tư thế cất bình thường. Máy mài có tem gần tay cầm nhưng cách khe thoát nhiệt; máy khoan bàn đặt tem trên cột, không dán ở nắp che thường tháo. Tủ thiết bị có thêm mã vị trí như “A2-03”.
Trước khi dán, nhân viên lau sạch dầu, chờ bề mặt khô rồi ép từ giữa ra mép. Sau 30 phút, người khác quét lại và đối chiếu serial. Quy tắc hai người giúp phát hiện tem MP-MAI-012 từng bị dán nhầm sang máy 013.
- Kích thước: cạnh mã 25 đến 30 mm cho thiết bị cầm tay, lớn hơn trên máy đặt sàn.
- Khoảng trắng: giữ viền quanh mã, không để chữ mã nội bộ chạm các ô vuông.
- Bề mặt: tránh chỗ cong gắt, rung mạnh, quá nóng hoặc thường bị tay che.
- Bản dự phòng: lưu file gốc theo mã để in bù khi tem bị xước.
Bước 5: buộc nhận, chuyển và trả máy ngay tại chỗ
Ca sáng, thợ lấy máy khoan MP-KHOAN-007, quét tem rồi bấm “Nhận máy”. Hệ thống ghi người giữ và chuyển trạng thái từ “trong tủ” sang “đang sử dụng”. Thao tác mất khoảng sáu giây nếu điện thoại đã đăng nhập.
Khi đưa máy sang tổ hàn, người giao chọn “Chuyển vị trí”, quét thêm mã khu vực và xác nhận người nhận. Cuối ca, thủ kho quét lúc máy quay lại tủ. Không có lần quét trả thì bảng ca hiển thị màu cam cạnh tài sản.
Xưởng không yêu cầu thợ nhập một biểu mẫu dài cho mỗi lần lấy. Tên máy, serial và vị trí cũ đã có sẵn; họ chỉ chọn hành động và ghi tình trạng nếu phát hiện lỗi. Ít trường phải nhập giúp giảm cảnh bỏ qua vì đang bận.
Trong tuần đầu, tổ trưởng xem danh sách chưa trả lúc 16 giờ 45. Ba lần quên được nhắc ngay trong ca, thay vì đợi kiểm kê tháng. Sau hai tuần, tỷ lệ giao dịch có quét đạt 42/46 tài sản mỗi ngày làm việc.
Bước 6: kiểm kê theo khu vực và sửa dữ liệu lệch
Sáng thứ bảy, thủ kho mở danh sách khu A2 có 14 tài sản rồi đi dọc tủ. Mỗi lần quét chuyển dòng tương ứng sang màu xanh và ghi người kiểm. Máy nằm tại tủ nhưng hệ thống báo đang dùng được đưa vào danh sách lệch để xem lịch sử.
Lần kiểm đầu phát hiện hai máy ở sai khu, một tem xước và một bộ sạc chưa có hồ sơ riêng. Thay vì sửa trực tiếp cho bảng khớp số, thủ kho ghi nguyên nhân và tạo sự kiện điều chỉnh. Dữ liệu còn dấu vết để chủ xưởng biết lỗi đến từ khâu nào.
Thời gian kiểm 46 tài sản giảm từ khoảng ba giờ xuống 58 phút. Phần tiết kiệm đến từ việc không phải gõ serial và không đi hỏi máy đang ở tổ nào. Excel cũ được xuất thành bản lưu cuối tháng, còn trạng thái hằng ngày chuyển sang hệ thống mới.
Chỉ số xưởng xem mỗi tuần gồm số máy chưa trả, số lần chuyển thiếu người nhận, tem quét lỗi và bảo dưỡng quá hạn. Nếu một tổ thường quên thao tác, tổ trưởng chỉnh quy trình giao ca tại đúng khu đó. Báo cáo phục vụ việc sửa thói quen, không dùng để đếm lượt quét cho đẹp.
Tạo mã QR quản lý kho đem lại dữ liệu dùng được khi mã tài sản ổn định, trang hồ sơ dễ bấm và tem chịu được môi trường xưởng. Minh Phát đã gắn thao tác quét vào lúc nhận, chuyển, trả và kiểm kê. Nhờ vậy, chủ xưởng tìm máy từ lịch sử tại chỗ, còn bảng trạng thái được cập nhật trong ca thay vì chờ cuối tháng.