Tuần trước có một bạn dev nhắn hỏi chúng tôi nên dùng app nào để vừa ghi chú vừa theo dõi task. Nghe qua thì đơn giản, nhưng khi bạn ấy kể rõ hơn thì mới thấy vấn đề nằm ở chỗ khác. Nhóm đang dùng bốn công cụ khác nhau. Ý tưởng trong buổi họp thì ghi vào Slack. Task thì giao qua Trello. Còn tài liệu kỹ thuật lại nằm rải rác trong Google Docs. Đến lúc cần tra lại một quyết định cũ, chẳng ai nhớ nó đang nằm ở đâu.
Chúng tôi gặp cảnh này ở khá nhiều đội kỹ thuật. Vì vậy bài hôm nay sẽ đi thẳng vào câu hỏi bạn đọc gửi nhiều nhất: khi review ứng dụng ghi chú kết hợp quản lý dự án cho dân công nghệ, nên nhìn vào đâu trước tiên? Chúng tôi sẽ trả lời bằng kinh nghiệm thực tế, không chỉ bằng danh sách tính năng.
Dân công nghệ thường cần ghi chú ý tưởng và theo dõi tiến độ cùng lúc
Nghề kỹ thuật có đặc thù riêng. Ý tưởng thường nảy ra bất chợt, có khi giữa lúc đang viết code, có khi lúc đọc một bài viết chẳng liên quan gì. Nếu không ghi lại ngay, vài tiếng sau gần như quên sạch. Nhưng ý tưởng ấy hiếm khi đứng một mình. Nó thường gắn với một task cụ thể, một sprint đang chạy hoặc một bug đang chờ được sửa.
Khi tách hai việc này ra thành hai app riêng, dữ liệu sẽ bị đứt mạch. Chúng tôi từng theo sát một đội năm người. Họ dùng Notion để ghi chú và Jira để theo dõi task. Mỗi lần họp review sprint, cả đội phải mở hai tab song song, rồi đối chiếu bằng tay xem ghi chú nào ứng với ticket nào. Việc này ngốn khoảng nửa tiếng mỗi tuần. Có những tuần quên đối chiếu, và thông tin coi như trôi mất.
Cách giải quyết khá đơn giản: chọn một công cụ cho phép gắn thẳng ghi chú vào từng task. Đây là tiêu chí chúng tôi kiểm tra đầu tiên khi đánh giá một app mới. Nếu ghi chú và task không liên kết được với nhau, app đó chưa đáp ứng yêu cầu cơ bản của dân công nghệ.
Nhiều bạn chọn app theo xu hướng, thấy đồng nghiệp dùng gì thì cài theo. Ít ai để ý app có cho liên kết ghi chú với task hay không. Chúng tôi từng viết về cách một số đội kỹ thuật tích hợp AI vào phần mềm quản trị nội dung, nơi họ bớt được việc rà soát thủ công từng dòng. Nguyên lý chọn công cụ ghi chú và quản lý dự án cũng tương tự: xác định trước bạn muốn liên kết thông tin ở khâu nào, rồi mới cài app.
Lợi ích khi gộp ghi chú và quản lý dự án vào một chỗ
Sau nhiều lần đánh giá dòng ứng dụng này, điều đầu tiên chúng tôi nhận ra là lợi ích không nằm ở một tính năng lẻ nào. Nó nằm ở việc mọi thông tin dồn về cùng một nơi. Bạn không phải nhớ thêm mật khẩu, cũng không phải làm quen thêm một giao diện mới mỗi lần đổi công việc.
Một đội mà chúng tôi theo sát gần đây đã chuyển từ bốn công cụ xuống còn một. Buổi họp đầu tuần từng kéo dài 45 phút, nay chỉ còn khoảng 20 phút. Lý do rất đơn giản: không ai phải lục lại ghi chú ở app khác nữa. Thời gian tiết kiệm được họ dùng để bàn việc thật sự, thay vì ngồi đợi trang tải.
Vài cái tên dân tech hay nhắc tới
Notion là cái tên quen thuộc nhất. Ứng dụng cho phép ghi chú dạng trang tài liệu, và bạn có thể nhúng bảng task kiểu Kanban, tức bảng cột kéo thả công việc, ngay trong cùng một trang. Gói trả phí thường dao động quanh mức 8 đến 10 đô la mỗi người mỗi tháng, tùy thời điểm khuyến mãi. Bạn nên kiểm tra lại giá trên trang chính thức trước khi quyết định.
Height thiên về quản lý dự án hơn. Điểm hay của Height là mỗi task có một ô ghi chú riêng, hợp với nhóm không viết tài liệu quá dài. Obsidian đi theo hướng khác, tập trung vào ghi chú dạng liên kết chéo giữa các trang. Muốn quản lý task, bạn phải cài thêm plugin như Tasks hoặc Kanban, nên Obsidian hợp người thích tự cấu hình hơn là dùng sẵn.
- Notion: tùy biến rất mạnh, nhưng khi workspace phình to thì tải trang bắt đầu chậm.
- Height: giao diện gọn, đồng bộ ghi chú và task khá mượt, ít chỗ tùy biến hơn Notion.
- Obsidian kèm plugin: linh hoạt gần như tối đa, đổi lại phải tự dựng quy trình khá lâu ở giai đoạn đầu.
Ngoài ba cái tên trên, một số đội dev nhỏ chọn Linear. Ứng dụng này sinh ra để quản lý task cho đội code, còn ghi chú chỉ là phần đính kèm trong từng issue. Chúng tôi từng thấy một startup tám người thay hẳn Jira bằng Linear. Họ cho biết thao tác nhanh hơn rõ rệt, không còn phải chờ trang tải lâu mỗi lần mở ticket.
Sai lầm khi chọn theo quảng cáo
Sai lầm chúng tôi gặp nhiều nhất là chọn app theo phần quảng cáo, thay vì theo cách đội đang làm việc thực tế. Có đội chuyển sang Notion chỉ vì giao diện đẹp. Nhưng họ vốn quen quy trình kiểu bảng tính, nên bỏ luôn phần Kanban. Cuối cùng, Notion chỉ đóng vai một Google Docs đắt tiền mà thôi.
Mẹo chúng tôi hay gợi ý là thử app với đúng một dự án nhỏ trong hai tuần, đừng chuyển cả đội ngay từ đầu. Hai tuần là đủ để thấy chỗ nào vướng, chỗ nào thật sự tiết kiệm thời gian. Nếu sau hai tuần cả đội vẫn phải mở thêm một app khác để bù, thì app đó chưa phù hợp.
Tiêu chí đánh giá ứng dụng phù hợp cho dân công nghệ
Không có app nào đúng cho mọi đội. Tuy vậy, trước khi gợi ý cho khách hàng hay đồng nghiệp, chúng tôi luôn hỏi vài câu cố định. Ghi chú có gắn trực tiếp vào task cụ thể không, hay phải copy link qua lại thủ công? App có hỗ trợ Markdown không? Dân code thường quen gõ theo cú pháp này và không muốn bấm từng nút định dạng.
Tiêu chí thứ hai là đồng bộ trên điện thoại. Nhiều ý tưởng nảy ra lúc đang di chuyển ngoài đường, nên bản mobile phải nhanh và ổn định. Tiêu chí thứ ba là khả năng kết nối. App có API hoặc webhook, tức đường kết nối tự động giữa hai phần mềm, thì mới nối được vào quy trình sẵn có. Cuối cùng là giá theo đầu người và sự phù hợp với quy mô đội. Đội năm người và đội hai mươi người không nên trả cùng một mức.
Về giá, chúng tôi khuyên bạn tính thử chi phí ở quy mô đội sau một năm, đừng chỉ nhìn giá lúc vừa đăng ký. Khi đội còn nhỏ, chênh lệch giữa các gói thường không đáng kể. Nhưng khi đội lên hai mươi người, khoảng cách bắt đầu rõ rệt và ảnh hưởng đến ngân sách hàng tháng.
Tiêu chí đồng bộ đa thiết bị thường bị bỏ qua nhất, nhưng rất quan trọng với dân kỹ thuật. Chúng tôi từng viết về cách một số công ty phần mềm tối ưu vòng lặp phát triển bằng tự động hóa. Nguyên tắc ở đây cũng vậy: công cụ tốt phải theo kịp nhịp làm việc thực tế, chứ không chỉ đẹp khi xem demo.
Có một sai lầm chúng tôi từng thấy rất rõ. Một đội chọn app chỉ vì bản demo trên máy tính trông ổn. Đến lúc cần ghi chú nhanh trên điện thoại giữa lúc di chuyển, app lại lag, gõ chữ chậm cả giây. Cuối cùng cả đội quay về ghi tạm vào ứng dụng Note mặc định, rồi copy dán lại sau. Bài học là luôn thử bản mobile trước khi chốt, đừng chỉ nhìn bản desktop.
Đó cũng là lý do chúng tôi luôn thử app trong môi trường làm việc thật trước khi viết bài đánh giá. Đọc tính năng trên trang chủ thì chưa đủ để biết app có hợp hay không.
Chọn ứng dụng nào còn tùy cách đội bạn làm việc
Nếu phải đưa ra một lời khuyên duy nhất, chúng tôi sẽ nói thế này: đừng chọn ứng dụng vì nó nổi tiếng. Hãy chọn vì nó khớp với cách đội bạn ghi chú và giao task mỗi ngày. Một công cụ tích hợp đúng sẽ giúp bạn bớt mất thời gian chuyển qua lại giữa nhiều phần mềm. Quan trọng hơn, nó giữ được mạch thông tin từ lúc nảy ý tưởng đến lúc đóng task. Thường phải sau khoảng một tháng, đội mới thấy rõ hiệu quả, chứ không phải ngay tuần đầu.
Nếu vẫn còn phân vân, bạn có thể xem thêm các bài review ứng dụng công nghệ khác mà chúng tôi đã tổng hợp. Mỗi bài đi sâu vào một nhóm công cụ riêng. Hãy thử một app trong phạm vi nhỏ trước, thấy hợp rồi mới mở rộng ra cả đội.