Để hoàn thiện một dự án thành công, không chỉ cần có một đội ngũ nhân sự tài giỏi và một nhà quản lý chuyên nghiệp, mà còn cần phải có các phương pháp quản lý dự án hợp lý và hiệu quả. Một trong những phương pháp đang được đông đảo các doanh nghiệp quan tâm và ưu tiên sử dụng nhiều nhất hiện nay chính là phần mềm quản lý dự án. Lucidplot sẽ giải thích và giới thiệu đến các bạn top 5 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất hiện nay.
Phần mềm quản lý công việc có chức năng gì?
Phần mềm quản lý công việc là một công cụ được sử dụng để lập kế hoạch dự án, triển khai dự án, phân bổ công việc, nguồn tài nguyên, chỉ định nhân sự tham gia, và quản lý các sự thay đổi trong dự án. Phần mềm cho phép các doanh nghiệp, các chủ đầu tư, các nhà quản lý dự án và những người dùng khác có thể điều chỉnh chi phí, quản lý ngân sách, quản lý chất lượng dự án và các tài liệu liên quan đặc biết còn được tích hợp sơ đồ Gantt trong phần mềm. Ngoài ra phần mềm quản lý dự án còn được sử dụng để cộng tác, liên lạc, kết nối giữa các bên liên quan của dự án như khách hàng.
Những lợi ích nổi bật của phần mềm quản lý công việc, quản lý dự án
Quản lý tất cả mọi thứ dễ dàng
Dù bạn đang làm việc với một dự án hay nhiều dự án thì bạn cũng cần phải nắm chắc được tình hình của các dự án, quản lý chặt chẽ các dự án cùng một lúc. Tuy nhiên với phần mềm quản lý dự, bạn có thể lưu trữ và quản lý mọi thứ chỉ trên duy nhất một nền tảng. Các thông tin và công việc được lưu trữ, hiển thị dưới dạng thẻ, vé, ghi chú, lịch,…giúp các nhà quản lý có thể theo dõi dễ dàng và nhanh hơn.
Phần mềm quản lý dự án là một nền tảng tập trung tích hợp nhiều công cụ lại với nhau, giúp bạn lưu lại các hoạt động mà team đang thực hiện, vì vậy bạn không phải tự ghi nhớ mọi thứ, đồng thời các thành viên của team cũng có thể theo dõi dự án.
Ngoài ra phần mềm quản lý dự án giúp ngăn chặn rủi ro bị thất lạc hoặc đánh cắp những thông tin nhạy cảm, những công việc quan trọng, và deadline. Bằng việc sử dụng những phần mềm như thế này, bạn không những tiết kiệm được thời gian quản lý mà còn giảm tải việc sử dụng tài nguyên giấy, đồng thời còn giúp kết nối dữ liệu nhanh hơn.
Tạo các công việc ưu tiên
Ưu tiên công việc cần làm là yếu tố rất quan trọng để hoàn thành một dự án hiệu quả. Nếu bạn chỉ lo làm các công việc theo thứ tự, thì rất dễ bị trễ deadline, do công việc quan trọng chưa được ưu tiên thực hiện. Vì vậy, phần mềm quản lý dự án sẽ giúp bạn tạo ra những công việc ưu tiên quan trọng trong từng dự án, bạn sẽ được nhắc nhở mọi lúc và có thể hoàn thành công việc đúng thời hạn.
Truy cập dữ liệu nhanh chóng
Phần mềm quản lý dự án sẽ giúp bạn kết nối với tất cả những dữ liệu, nguồn thông tin quan trọng ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào miễn là có kết nối internet. Trong trường hợp bạn chưa hoàn thành công việc tại văn phòng, bạn có thể về nhà, hay đến quán cafe để làm việc mà không sợ quên mang theo tài liệu bên người.
Nắm được công việc tổng thể
Nắm được tình hình hoạt động của cả dự án là một điều rất quan trọng đối với một nhà quản lý. Tuy nhiên việc theo dõi quá trình này bằng phương pháp thủ công sẽ giết thời gian của bạn, nhưng với phần mềm quản lý dự án, bạn hoàn toàn có thể theo dõi quá trình của từng nhân viên phụ trách công việc, trạng thái của dự án, hiệu suất làm việc một cách nhanh chóng và toàn diện nhất.
Nâng cao hiệu suất làm việc của team
Phần mềm quản lý công việc không chỉ giúp các thành viên trong team xác định được các công việc của team dễ dàng mà còn cho phép họ nhìn thấy được tất cả những nhiệm vụ quan trọng liên quan đến từng dự án, và các deadline, để từ đó có thể lên kế hoạch làm việc phù hợp, tăng năng suất trong công việc.
Phân phối công việc dễ dàng
Phần mềm quản lý dự án sẽ giúp bạn phân phối các công việc dễ dàng hơn, bởi vì phần mềm có khả năng chỉ định đúng công việc cho đúng người, đúng bộ phận chỉ bằng vài cú click chuột, đồng thời còn giúp bạn quản lý quá trình thực hiện các công việc tốt hơn.
Theo dõi tiến độ dự án
Phần mềm không chỉ giúp bạn kiểm soát thời gian được sử dụng trên từng công việc mà còn cho phép bạn xem ai đang phụ trách phần công việc này, khâu này. Từ đó, bạn có thể đánh giá hiệu quả năng suất làm việc hiệu quả của từng cá nhân
Theo dõi toàn bộ lịch làm việc của team
Một trong những thử thách của nhà quản lý dự án đó là phải chắc chắn đã phân chia khối lượng công việc cho các thành viên trong team đều nhau. Nếu khối lượng phân bổ không đồng đều sẽ ảnh hưởng rất lớn đến khả năng đạt được mục tiêu hiệu quả cũng như là khả năng kịp tiến độ.
Top 5 phần mềm quản lý công việc phổ biến hiện nay
1. Mona PMS- Phần mềm quản lý công việc, dự án
Trong tháng 2 vừa qua, Mona Media đã chính thức cho ra mắt phần mềm quản lý công việc Mona PMS độc nhất trên thị trường sau nhiều lần nghiên cứu và thử nghiệm. Phần mềm Mona PMS là giải pháp quản lý dự án toàn diện, phát triển tương thích với nhiều mô hình doanh nghiệp, phù hợp cho đa dạng dự án trên nhiều lĩnh vực khác nhau. Ngay khi phần mềm được xây dựng hoàn chỉnh và đưa sử dụng thì đã mang đến nhiều kết quả tích cực hơn mong đợi. Không chỉ được sử dụng chính thức trên chính doanh nghiệp của Mona Media, mà phần mềm còn được tin tưởng sử dụng bởi các khách hàng lớn của Mona Media.
Có rất nhiều lý do mà phần mềm quản lý dự án Mona PMS nên được sử dụng: Phần mềm thuần Việt, phù hợp với đa dạng môi trường kinh doanh, có thể sử dụng trên đa nền tảng web và điện thoại, giao diện chuẩn UX, thao tác dễ dàng, cung cấp nhiều chức năng đáp ứng nhu cầu thực tiễn của các doanh nghiệp. Với kinh nghiệm lập trình web và ứng dụng trên 8 năm, cùng với sự sở hữu một đội ngũ lập trình viên, thiết kế viên chuyên nghiệp, và hơn thế nữa là sự tin tưởng của hơn 740 khách hàng, phần mềm quản lý dự án của Mona Media xứng đáng là lựa chọn hàng đầu cho tất cả doanh nghiệp. Để được tư vấn và báo giá chi tiết về phần mềm quản lý dự án Mona PMS, bạn có thể liên hệ với công ty phần mềm Mona Software bằng cách truy cập vào website mona.software hoặc gọi đến số hotline 1900 636 648.
2. Asana
Asana là một trong những phần mềm quản lý công việc, quản lý dự án trực tuyến tốt nhất tính đến thời điểm hiện tại. Mục tiêu của Asana chính là giúp người dùng có thể quản lý các công việc một cách thông minh, xử lý phân công nhiệm vụ hiệu quả và chính xác, nâng cao hiệu suất làm việc của nhóm.
Một số đặc điểm nổi bật của phần mềm quản lý dự án Asana: đáp ứng mục tiêu dự án, xem mọi thứ đang đứng ở đâu, đảm bảo hoàn thành đúng deadline, chức năng tự động đơn giản hóa công việc, hợp lý hoá các yêu cầu công việc, quan sát toàn diện quá trình bằng lịch làm việc, theo dõi trạng thái của các kế hoạch quan trọng, quản lý khối lượng công việc của team, theo dõi những công việc ưu tiên, tạo môi trường kết nối giữa các thành viên, điều khiển dữ liệu, tích hợp nhiều công cụ tiện ích khác như email, file, tickets trên một nền tảng.
Asana là một trong những cái tên về phần mềm quản lý dự án được đông đảo người dùng trên thế giới tin tưởng và sử dụng, trong đó có 2 ông lớn là Airbnb và Foursquare.
3. Trello
Nhắc đến phần mềm quản lý dự án, chắc chắn không thể không kể Trello. Trello là cái tên quen thuộc trong top những phần mềm quản lý dự án trực tuyến chuyên nghiệp, đơn giản, hiệu quả, tối ưu nhất hiện nay. Phần mềm Trello không những giúp bạn quản lý dự án một cách chi tiết mà còn tổ chức bất cứ điều gì một cách dễ dàng, miễn phí, linh hoạt và trực quan. Đó cũng chính là lý do mà Trello luôn luôn được sự tin tưởng của hàng triệu người dùng trên cả nước, trong đó có cả ông trùm Google, một trong những vị khách hàng sáng giá nhất của Trello.
Với việc sử dụng phần mềm Trello, bạn có thể thực hiện các thao tác từ lên chi tiết công việc cho đến việc quản lý các dự án phức tạp theo phương pháp Agile. Có thể nói Trello chính là công cụ hỗ trợ đắc lực nhất cho các doanh nghiệp hiện nay. Nếu bạn không biết nên sử dụng phần quản lý dự án nào uy tín, hiệu quả, dễ sử dụng thì Trello là gợi ý hàng đầu dành cho bạn.
4. Myxteam
Một trong những cái tên đang làm mưa làm gió trong thị trường phần mềm quản lý dự án ở Việt Nam hiện nay chính là MyXTeam. Đây là công ty đã xuất hiện trên phần thi Sharktank, và khẳng định MyXTeam sẽ thay thế được vị trí của ông trùm Trello. Tuy nhiên cũng phải thừa nhận rằng, thực tế MyXTeam đang được rất nhiều khách hàng tin tưởng sử dụng ở Việt Nam. MyXTeam là nền tảng giao tiếp và quản lý công việc dựa trên sự hội tụ của Social, Mobile, và Cloud. Hệ thống được đồng bộ hoá trên tất cả các thiết bị Web App, IOS, và cả Android, tạo điều kiện tốt nhất cho người dùng có thể kết nối và sử dụng phần mềm mọi lúc mọi nơi, không giới hạn không gian làm việc.
5. Faceworks
Cuối cùng là Faceworks, một trong những giải pháp uy tín giúp doanh nghiệp quản lý dự án một cách hiệu quả. Sử dụng phần mềm Faceworks, bạn có thể thực hiện các thao tác như lưu trữ tài liệu, thống kê thông tin liên quan đến dự án, báo cáo tiến độ làm việc thực tế như gói thầu, đầu tư, hợp đồng, chi phí tài chính,…Phần mềm giúp người dùng tiết kiệm thời gian và thực hiện nhiều thao tác phức tạp, chỉ cần nhập các bảng biểu mẫu lần đầu tiên, hệ thống sẽ tự động xuất các báo cáo. Thông qua Faceworks, người dùng có thể lập kế hoạch công việc chi tiết và dễ dàng hơn. Faceworks hỗ trợ phân cấp công việc theo mức độ ưu tiên, cấu trúc công việc bằng nhiều tính năng thông minh, tự động cảnh báo người dùng về các deadline của dự án, giúp người dùng luôn luôn hoàn thành tiến độ công việc đúng thời hạn.