Trong việc quản lý, theo dõi và vận hành dự án yêu cầu rất nhiều yếu tố, kiến thức, thông tin khác nhau cần phải xử lý và sắp xếp hợp lý để dự án có tiến độ hoàn thành nhanh, ổn định nhất có thể. Để giúp các bạn có thể đơn giản hóa công việc quản lý của mình, sau đây Lucidplot xin chia sẻ Top 10 công cụ quản lý dự án hỗ trợ theo dõi và kiểm soát hiệu quả.
Công cụ quản lý dự án là gì?
Công cụ quản lý dự án là một giải pháp công nghệ hỗ trợ nhà quản lý dự án trong việc lập kế hoạch, triển khai và theo dõi, kiểm soát dự án. Công cụ quản lý dự án cung cấp các tính năng giúp nhà quản lý dự án:
- Lập kế hoạch dự án: xác định các mục tiêu, phạm vi, tiến độ, ngân sách, nguồn lực,… của dự án.
- Theo dõi, kiểm soát tiến độ dự án: theo dõi tình trạng thực hiện dự án, so sánh với kế hoạch và đưa ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời.
- Quản lý nguồn lực dự án: phân bổ và sử dụng nguồn lực hiệu quả, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc lãng phí nguồn lực.
- Quản lý ngân sách dự án: theo dõi chi phí thực tế của dự án, so sánh với ngân sách và đưa ra các biện pháp tiết kiệm chi phí.
- Quản lý chất lượng dự án: đảm bảo dự án được thực hiện đúng yêu cầu chất lượng.
- Báo cáo dự án: cung cấp thông tin về tình trạng thực hiện dự án cho các bên liên quan.
Công cụ quản lý dự án đem lại lợi ích gì cho doanh nghiệp
Công cụ quản lý dự án là một giải pháp công nghệ hỗ trợ nhà quản lý dự án trong việc lập kế hoạch, triển khai và theo dõi, kiểm soát dự án. Công cụ quản lý dự án mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
Nâng cao hiệu quả quản lý dự án
-
- Giúp nhà quản lý dự án theo dõi và kiểm soát dự án một cách hiệu quả, đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ, ngân sách và chất lượng.
- Tự động hóa các tác vụ thủ công, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho nhà quản lý dự án.
- Cung cấp thông tin chi tiết về tình trạng thực hiện dự án, giúp nhà quản lý dự án đưa ra các quyết định chính xác.
Tăng cường sự cộng tác giữa các bên liên quan
-
- Giúp các bên liên quan trong dự án dễ dàng trao đổi thông tin và phối hợp với nhau, giúp dự án được triển khai suôn sẻ.
- Tạo ra một nền tảng chung để các bên liên quan chia sẻ thông tin và tài liệu.
Giảm thiểu rủi ro dự án
-
- Giúp nhà quản lý dự án phát hiện và xử lý các rủi ro tiềm ẩn trong dự án, đảm bảo dự án được thực hiện thành công.
- Cung cấp các công cụ phân tích rủi ro, giúp nhà quản lý dự án đánh giá và quản lý rủi ro một cách hiệu quả.
Ngoài ra, công cụ quản lý dự án còn mang lại một số lợi ích khác như:
- Tăng cường tính minh bạch của dự án: Giúp các bên liên quan có thể nắm bắt được tình trạng thực hiện dự án một cách dễ dàng và kịp thời.
- Thúc đẩy sự đổi mới trong quản lý dự án: Giúp nhà quản lý dự án áp dụng các phương pháp quản lý dự án mới, hiệu quả hơn.
Công cụ quản lý dự án có thể được sử dụng cho các dự án thuộc mọi quy mô, lĩnh vực. Hiện nay, có rất nhiều công cụ quản lý dự án trên thị trường, với nhiều tính năng và mức giá khác nhau. Doanh nghiệp cần lựa chọn công cụ quản lý dự án phù hợp với nhu cầu và quy mô của mình.
Ví dụ cụ thể về lợi ích của công cụ quản lý dự án
Dưới đây là một số ví dụ điển hình về những lợi ích mà công cụ quản lý dự án đem lại cho doanh nghiệp:
-
Một công ty xây dựng sử dụng công cụ quản lý dự án để theo dõi tiến độ thi công của một dự án xây dựng nhà máy. Công cụ này giúp công ty phát hiện ra một số vấn đề tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến tiến độ dự án, từ đó có các biện pháp điều chỉnh kịp thời. Nhờ đó, dự án đã được hoàn thành đúng tiến độ và chất lượng.
-
Một công ty phần mềm sử dụng công cụ quản lý dự án để quản lý dự án phát triển một ứng dụng mới. Công cụ này giúp công ty theo dõi tiến độ phát triển của ứng dụng, phân bổ nguồn lực hiệu quả và quản lý rủi ro dự án. Nhờ đó, dự án đã được hoàn thành đúng tiến độ và ngân sách.
-
Một công ty dịch vụ sử dụng công cụ quản lý dự án để quản lý dự án triển khai một chiến dịch marketing. Công cụ này giúp công ty theo dõi tiến độ triển khai chiến dịch, đo lường hiệu quả của chiến dịch và đưa ra các điều chỉnh phù hợp. Nhờ đó, chiến dịch marketing đã đạt được mục tiêu đề ra.
Nhìn chung, công cụ quản lý dự án là một giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý dự án, tăng cường sự cộng tác giữa các bên liên quan và giảm thiểu rủi ro dự án.
10 công cụ quản lý dự án hỗ trợ theo dõi và kiểm soát hiệu quả nhất
Mona PMS – Phần mềm quản lý công việc, dự án
Mona Media là một trong những công ty lập trình web app, website, phần mềm uy tín ở Việt Nam. Với gần 10 năm kinh nghiệm cùng các dự án lớn nhỏ, và một đội ngũ lập trình viên sáng tạo, chuyên nghiệp, Mona Media đã không chỉ được các khách hàng trong nước ưa chuộng mà còn làm hài lòng các vị khách khó tính ở nước ngoài. Gần đây nhất sau nhiều lần thử nghiệm, Mona Media đã cho ra mắt phần mềm chuyên hỗ trợ quản lý dự án và giám sát công việc có tên Mona PMS độc nhất thị trường.
Mona PMS là một sản phẩm thuần Việt, thiết kế đa chức năng phù hợp với nhiều lĩnh vực doanh nghiệp, giao diện chuẩn UX, đảm bảo thực hiện các thao tác dễ dàng. Mặc dù xuất xứ từ Việt Nam nhưng Mona PMS đảm sẽ mang cho bạn những trải nghiệm hiện đại và chuyên nghiệp không kém gì các sản phẩm quốc tế, vì vậy Mona PMS hoàn toàn xứng đáng là công cụ quản lý dự án hàng đầu cho các doanh nghiệp Việt Nam.
Mona PMS có khả năng phát triển không giới hạn, ngoài ra họ còn có thể thiết kế phần mềm theo yêu cầu của khách hàng để tạo được hệ thống phù hợp nhất cho từng mục đích của doanh nghiệp
Mọi thông tin bạn có thể liên hệ tại:
Mona Media
Hotline: 1900 636 648
Email: [email protected]
Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng 8, phường 7, Q.Tân Bình, TP.HCM
Website: mona.media
Trello – Phần mềm quản lý dự án đơn giản, dễ dùng
Trello là một trong những công cụ quản lý dự án được sử dụng phổ biến nhất trên thế giới hiện nay, vài khách hàng nổi trội nhất của Trello có thể kể đến đó là Google, Adobe, Paypal, Unicef, Yandex,.. Với hệ thống làm việc của Trello, chỉ trong nháy mắt, Trello sẽ cho bạn biết công việc sẽ được làm, ai sẽ làm những công việc nào, và mọi thứ đang diễn ra như thế nào,…
Giao diện của Trello như một cái bảng trắng với đầy những tờ giấy note đủ màu, mỗi note sẽ tương ứng với 1 công việc của bạn hoặc của team. Và trên mỗi note này đều có thể bao gồm cả hình ảnh, tài liệu, tệp từ những nguồn khác nhau, và có thể để lại bình luận dễ dàng. Ngoài ra bạn có thể theo dõi dự án của mình bất cứ lúc nào, dù là trên máy tính, hay trên điện thoại.
Slack – Ứng dụng quản lý dự án có tính bảo mật cao
Slack là một phần mềm quản lý dự án có chức năng chính như các ứng dụng giao tiếp. Điểm đặc biệt ở đây là không gian của Slack được gọi chính xác là kênh (channel), mỗi kênh chính là không gian làm việc của một tổ chức, một công ty hoặc một team cụ thể nào đó. Và ở đây các thành viên có thể thoải mái giao tiếp và trao đổi với nhau.
Slack đóng vai trò như một công cụ email, giúp mọi người có thể chia sẻ thông tin dễ dàng và nhanh chóng. Slack được thiết kế với mục đích chính là giúp các thành viên có thể giao tiếp tự nhiên với nhau, chính vì vậy khi sử dụng Slack, bạn hoàn toàn cảm thấy giao diện rất thân thiện, dễ sử dụng và cực kỳ hiệu quả.
Một số chức năng nổi bật của Slack: Phân loại các nhóm giao tiếp, tìm kiếm lịch sử trò chuyện, kết nối với ứng dụng thường sử dụng, gọi thoại, gọi video call. Và đặc biệt là tính bảo mật của Slack cực kỳ cao, và đó cũng chính là lý do rất nhiều doanh nghiệp lớn ưa chuộng dòng ứng dụng này.
Microsoft Project – Công cụ quản trị dự án đem lại năng suất cao
Sản phẩm của Microsoft chắc chắn không có gì quá xa lạ với chúng tôi, và Microsoft Project cũng là một thành viên của nhà Microsoft, chuyên tạo ra những công cụ tập trung giải quyết và tăng năng suất làm việc của các doanh nghiệp. Microsoft Project được sử dụng để hỗ trợ cho cả các dự án lớn và nhỏ, bao gồm phát triển các kế hoạch kinh doanh, triển khai kế hoạch, phân công nguồn lực với từng công việc cụ thể, theo dõi tiến độ dự án, quản lý ngân sách,..
Có thể nói Microsoft Project là dòng công cụ hỗ trợ quản lý dự án đơn giản, dễ sử dụng và đa năng nhất. Dù bạn có là nhà quản lý dự án hay không thì bạn vẫn có thể trở thành người chỉ huy, người lãnh đạo giỏi nhất khi sử dụng phần mềm này.
Jira – Phần mềm quản trị dự án online hàng đầu nước Úc
Jira là một công cụ được phát triển bởi công ty Úc Atlassian, cái tên “Jira” có nguồn gốc từ tiếng Nhật là “Gojira”, có nghĩa là Godzilla. Chức năng chính của Jira chính là theo dõi những vấn đề và bugs liên quan đến việc phát triển các phần mềm, ứng dụng điện thoại. Ngoài ra nó còn được sử dụng rất nhiều trong quản lý dự án. Bảng điều khiển của Jira sở hữu những tính năng và công cụ rất thông minh và hữu ích, giúp các nhà quản lý giải quyết các vấn đề cực kỳ dễ dàng. Nhìn chung, phần mềm Jira là một công cụ quản lý dự án phù hợp cho các công ty chuyên sản xuất và phát triển phần mềm, ứng dụng, lập trình vi tính.
Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý thư viện trường học siêu dễ dùng
MyXteam – Phần mềm quản lý dự án đáng tin cho người Việt
MyxTeam là một trong những phần mềm giúp quản lý dự án, hỗ trợ theo dõi và kiểm soát công việc của team đang rất phổ biến ở Việt Nam. Với phần mềm MyXTeam, bạn không những có thể quản lý các công việc cá nhân hiệu quả mà còn quản lý tốt các công việc của nhân viên và team. Vì MyXTeam được hỗ trợ chủ yếu trên nền tảng web app (sử dụng trên website), trên điện thoại thông minh (Android và IOS) nên bạn có thể truy cập và sử dụng bất cứ lúc nào, miễn là đảm bảo kết nối Internet. Nếu bạn đang tìm một phần mềm chính gốc Việt Nam để ủng hộ sản phẩm của người Việt thì MyXTeam là một sự lựa chọn thật sự hợp lý và đáng tin.
Planbox – Phần mềm quản trị dự án tích hợp nhiều tính năng
Planbox là tên công ty phần mềm quản lý dự án, và Planbox cũng chính là sản phẩm đại diện của công ty. Planbox là công cụ chuyên về quản lý dự án theo Agile cho phép các thành viên của nhiều tổ chức, doanh nghiệp có thể thực hiện chức năng lên kế hoạch, cộng tác, và phân phối dự án.
Planbox quy tụ rất nhiều chức năng đa dạng như xây dựng ý tưởng, dự án; tổ chức nhóm làm việc dựa trên năng lực; theo dõi deadline; xem các báo cáo để theo dõi tiến độ dự án và cải thiện đội ngũ; nhận thông báo về các sự kiện qua email; tích hợp các ứng dụng trực tuyến và quản lý nguồn tài nguyên; tạo template,… Tất cả những chức này sẽ tạo điều kiện để doanh nghiệp có thể hoàn thành tốt các dự án và cải thiện hiệu quả trong team.
Xem thêm: Top 9 phần mềm điểm danh online miễn phí dành cho học sinh – sinh viên
GanttPRO – Công cụ quản lý dự án nhiều tính năng
GanttPRO là giải pháp quản lý dự án dựa trên nền tảng đám mây, chuyên dụng cho các công ty trung bình và nhỏ, cũng như là những người dùng cá nhân. Phần mềm sử dụng hệ thống biểu đồ Gantt, lên kế hoạch, theo dõi quá trình và nhiều hơn thế nữa. GanttPRO cho phép các nhà quản lý có thể triển khai dự án bằng cách sử dụng các hình ảnh đầy tiện ích. Đồng thời còn cho phép người dùng thoải mái điều chỉnh nhiều dự án với chức năng kéo và thả của GantPRO. Ngoài ra bạn còn có thể tự tạo việc làm, chỉ định cá nhân hoặc team đảm nhiệm công việc, theo dõi tiến trình, thiết lập thời hạn và các mục tiêu quan trọng cho từng thành phần dự án.
Với GanttPRO, tất cả thành viên đều có thể bình luận trên từng task, đính kèm file theo task, nhận thông báo khi có sự thay đổi hoặc cập nhật từ một phía khác. Các thông tin dự án có thể được xuất ra dưới nhiều dạng: PDF, PNG, XLSX, XML,…
Nhìn chung GanttPRO là một trong những công cụ quản lý dự án sở hữu nhiều chức năng đặc biệt nhất, có thể giải quyết rất nhiều công việc cho doanh nghiệp nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Asana – Phần mềm quản lý dự án online thông minh
Asana là một trong những phần mềm quản lý công việc, quản lý dự án trực tuyến tốt nhất tính đến thời điểm hiện tại. Mục tiêu của Asana chính là giúp người dùng có thể quản lý các công việc một cách thông minh, xử lý phân công nhiệm vụ hiệu quả và chính xác, nâng cao hiệu suất làm việc của nhóm. Một số chức năng chính của Asana như: theo dõi dự án, cập nhật thông tin dự án, bám sát deadline, quan sát toàn diện quá trình bằng lịch, theo dõi các trạng thái xử lý, xây dựng môi trường tương tác hiệu quả,… Asana là một trong những cái tên về phần mềm quản lý dự án được đông đảo người dùng trên thế giới tin tưởng và sử dụng, trong đó có 2 ông lớn là Airbnb và Foursquare.
Evernote – Công cụ quản trị dự án lưu trữ thông tin dễ dàng
Evernote là công cụ tiện ích dùng để tạo danh sách việc làm, lưu trữ tất cả thông tin quan trọng của dự án. Evernote là công cụ quản lý dự án dựa trên đám mây nên bạn có thể truy cập bất cứ nơi đâu và bất cứ lúc nào trên mọi thiết bị, từ máy tính cho đến smartphone. Evernote hoàn toàn là một công tụ vừa dễ sử dụng, vừa mang lại hiệu quả đáng kể cho người dùng.
Chúng tôi vừa chia sẻ đến bạn 10 công cụ quản lý dự án cực kỳ hiệu quả giúp bạn dễ dàng theo dõi và kiểm soát tiến độ dự án của mình, từ những dự án nhỏ đến những dự án có quy mô cực kỳ lớn. Chúc bạn có những dự án thành công rực rỡ với các công cụ, phần mềm quản lý dự án trên. Đừng quên theo dõi chúng tôi để cập nhật các thông tin hữu ích nhất cho việc kinh doanh của bạn!
