Top 10 công cụ quản lý dự án hỗ trợ theo dõi và kiếm soát hiệu quả

Trong việc quản lý, theo dõi và vận hành dự án yêu cầu rất nhiều yếu tố, kiến thức, thông tin khác nhau cần phải xử lý và sắp xếp hợp lý để dự án có tiến độ hoàn thành nhanh, ổn định nhất có thể. Để giúp các bạn có thể đơn giản hóa công việc quản lý của mình, sau đây Lucidplot xin chia sẻ Top 10 công cụ quản lý dự án hỗ trợ theo dõi và kiểm soát hiệu quả.

Những lợi ích lớn khi sử dụng công cụ quản lý dự án

  • Công cụ quản lý dự án giúp nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng khi họ có thể tương tác và trao đổi trực tiếp với nhà quản lý cũng như là nhân viên trên hệ thống .
  • Chức năng thiết lập thời hạn cho từng dự án, từng khâu làm việc của từng thành viên, giúp công việc theo kịp tiến độ và hiệu quả
  • Có thể theo dõi bất cứ thông tin, bình luận dự án hay tham gia vào các cuộc thảo luận về dự án bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu.
  • Các thành viên có thể đăng tải nguồn tài liệu, hay lưu trữ bất cứ dữ liệu nào chỉ trên một hệ thống quản lý dự án duy nhất, không cần phải sử dụng nhiều ứng dụng khác nhau để hỗ trợ.
  • Mọi vai trò của từng thành viên trong dự án được quy định rõ ràng, và mỗi người sẽ có những deadline khác nhau, giúp quản lý công việc dễ dàng hơn.
  • Người quản lý dự án có thể tự động điều chỉnh những thay đổi về dự án trên chính hệ thống
  • Khi có bất cứ thay đổi, bình luận, cập nhật, đăng tải nào thì các thành viên cũng sẽ nhận được thông báo
  • Quản lý nguồn tài nguyên hiệu quả, phân bổ công việc và người tham gia hợp lý giúp tiết kiệm ngân sách dự án
  • Các công cụ quản lý dự án giúp cải thiện hiệu quả, năng suất và chất lượng của dự án, giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển, đi trước một bước so với các đối thủ.

TOP 10 CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN HỖ TRỢ THEO DÕI VÀ KIỂM SOÁT HIỆU QUẢ

1. Mona PMS- Phần mềm quản lý công việc, dự án

Mona PMS- Phần mềm quản lý công việc, dự án
Mona PMS- Phần mềm quản lý công việc, dự án

Mona Media là một trong những công ty lập trình web app, website, phần mềm uy tín ở Việt Nam. Với gần 10 năm kinh nghiệm cùng các dự án lớn nhỏ, và một đội ngũ lập trình viên sáng tạo, chuyên nghiệp, Mona Media đã không chỉ được các khách hàng trong nước ưa chuộng mà còn làm hài lòng các vị khách khó tính ở nước ngoài. Gần đây nhất sau nhiều lần thử nghiệm, Mona Media đã cho ra mắt phần mềm chuyên hỗ trợ quản lý dự án và giám sát công việc có tên Mona PMS độc nhất thị trường. Mona PMS là một sản phẩm thuần Việt, thiết kế đa chức năng phù hợp với nhiều lĩnh vực doanh nghiệp, giao diện chuẩn UX, đảm bảo thực hiện các thao tác dễ dàng. Mặc dù xuất xứ từ Việt Nam nhưng Mona PMS đảm sẽ mang cho bạn những trải nghiệm hiện đại và chuyên nghiệp không kém gì các sản phẩm quốc tế, vì vậy Mona PMS hoàn toàn xứng đáng là một lựa hàng đầu cho các doanh nghiệp Việt Nam.

2. Trello

Trello là một trong những công cụ quản lý dự án được sử dụng phổ biến nhất trên thế giới hiện nay, vài khách hàng nổi trội nhất của Trello có thể kể đến đó là Google, Adobe, Paypal, Unicef, Yandex,.. Với hệ thống làm việc của Trello, chỉ trong nháy mắt, Trello sẽ cho bạn biết công việc sẽ được làm, ai sẽ làm những công việc nào, và mọi thứ đang diễn ra như thế nào,…

Giao diện của Trello như một cái bảng trắng với đầy những tờ giấy note đủ màu, mỗi note sẽ tương ứng với 1 công việc của bạn hoặc của team. Và trên mỗi note này đều có thể bao gồm cả hình ảnh, tài liệu, tệp từ những nguồn khác nhau, và có thể để lại bình luận dễ dàng. Ngoài ra bạn có thể theo dõi dự án của mình bất cứ lúc nào, dù là trên máy tính, hay trên điện thoại.

3. Slack

Slack là một ứng dụng có chức năng chính như các ứng dụng giao tiếp. Điểm đặc biệt ở đây là không gian của Slack được gọi chính xác là kênh (channel), mỗi kênh chính là không gian làm việc của một tổ chức, một công ty hoặc một team cụ thể nào đó. Và ở đây các thành viên có thể thoải mái giao tiếp và trao đổi với nhau. Slack đóng vai trò như một công cụ email, giúp mọi người có thể chia sẻ thông tin dễ dàng và nhanh chóng. Slack được thiết kế với mục đích chính là giúp các thành viên có thể giao tiếp tự nhiên với nhau, chính vì vậy khi sử dụng Slack, bạn hoàn toàn cảm thấy giao diện rất thân thiện, dễ sử dụng và cực kỳ hiệu quả.

Một số chức năng nổi bật của Slack: Phân loại các nhóm giao tiếp, tìm kiếm lịch sử trò chuyện, kết nối với ứng dụng thường sử dụng, gọi thoại, gọi video call. Và đặc biệt là tính bảo mật của Slack cực kỳ cao, và đó cũng chính là lý do rất nhiều doanh nghiệp lớn ưa chuộng dòng ứng dụng này.

4. Microsoft Project

Sản phẩm của Microsoft chắc chắn không có gì quá xa lạ với chúng tôi, và Microsoft Project cũng là một thành viên của nhà Microsoft, chuyên tạo ra những công cụ tập trung giải quyết và tăng năng suất làm việc của các doanh nghiệp. Microsoft Project được sử dụng để hỗ trợ cho cả các dự án lớn và nhỏ, bao gồm phát triển các kế hoạch kinh doanh, triển khai kế hoạch, phân công nguồn lực với từng công việc cụ thể, theo dõi tiến độ dự án, quản lý ngân sách,..

Có thể nói Microsoft Project là dòng công cụ hỗ trợ quản lý dự án đơn giản, dễ sử dụng và đa năng nhất. Dù bạn có là nhà quản lý dự án hay không thì bạn vẫn có thể trở thành người chỉ huy, người lãnh đạo giỏi nhất khi sử dụng phần mềm này.

5. Jira

Jira là một công cụ được phát triển bởi công ty Úc Atlassian, cái tên “Jira” có nguồn gốc từ tiếng Nhật là “Gojira”, có nghĩa là Godzilla. Chức năng chính của Jira chính là theo dõi những vấn đề và bugs liên quan đến việc phát triển các phần mềm, ứng dụng điện thoại. Ngoài ra nó còn được sử dụng rất nhiều trong quản lý dự án. Bảng điều khiển của Jira sở hữu những tính năng và công cụ rất thông minh và hữu ích, giúp các nhà quản lý giải quyết các vấn đề cực kỳ dễ dàng. Nhìn chung, phần mềm Jira là một công cụ quản lý dự án phù hợp cho các công ty chuyên sản xuất và phát triển phần mềm, ứng dụng, lập trình vi tính.

6. MyXteam

MyxTeam là một trong những phần mềm giúp quản lý dự án, hỗ trợ theo dõi và kiểm soát công việc của team đang rất phổ biến ở Việt Nam. Với phần mềm MyXTeam, bạn không những có thể quản lý các công việc cá nhân hiệu quả mà còn quản lý tốt các công việc của nhân viên và team. Vì MyXTeam được hỗ trợ chủ yếu trên nền tảng web app (sử dụng trên website), trên điện thoại thông minh (Android và IOS) nên bạn có thể truy cập và sử dụng bất cứ lúc nào, miễn là đảm bảo kết nối Internet. Nếu bạn đang tìm một phần mềm chính gốc Việt Nam để ủng hộ sản phẩm của người Việt thì MyXTeam là một sự lựa chọn thật sự hợp lý và đáng tin.

7. Planbox

Planbox là tên công ty phần mềm quản lý dự án, và Planbox cũng chính là sản phẩm đại diện của công ty. Planbox là công cụ chuyên về quản lý dự án theo Agile cho phép các thành viên của nhiều tổ chức, doanh nghiệp có thể thực hiện chức năng lên kế hoạch, cộng tác, và phân phối dự án.

Planbox quy tụ rất nhiều chức năng đa dạng như xây dựng ý tưởng, dự án; tổ chức nhóm làm việc dựa trên năng lực; theo dõi deadline; xem các báo cáo để theo dõi tiến độ dự án và cải thiện đội ngũ; nhận thông báo về các sự kiện qua email; tích hợp các ứng dụng trực tuyến và quản lý nguồn tài nguyên; tạo template,… Tất cả những chức này sẽ tạo điều kiện để doanh nghiệp có thể hoàn thành tốt các dự án và cải thiện hiệu quả trong team.

8. GanttPRO

GanttPRO là giải pháp quản lý dự án dựa trên nền tảng đám mây, chuyên dụng cho các công ty trung bình và nhỏ, cũng như là những người dùng cá nhân. Phần mềm sử dụng hệ thống biểu đồ Gantt, lên kế hoạch, theo dõi quá trình và nhiều hơn thế nữa. GanttPRO cho phép các nhà quản lý có thể triển khai dự án bằng cách sử dụng các hình ảnh đầy tiện ích. Đồng thời còn cho phép người dùng thoải mái điều chỉnh nhiều dự án với chức năng kéo và thả của GantPRO. Ngoài ra bạn còn có thể tự tạo việc làm, chỉ định cá nhân hoặc team đảm nhiệm công việc, theo dõi tiến trình, thiết lập thời hạn và các mục tiêu quan trọng cho từng thành phần dự án.

Với GanttPRO, tất cả thành viên đều có thể bình luận trên từng task, đính kèm file theo task, nhận thông báo khi có sự thay đổi hoặc cập nhật từ một phía khác. Các thông tin dự án có thể được xuất ra dưới nhiều dạng: PDF,  PNG, XLSX, XML,…

Nhìn chung GanttPRO là một trong những công cụ quản lý dự án sở hữu nhiều chức năng đặc biệt nhất, có thể giải quyết rất nhiều công việc cho doanh nghiệp nhanh chóng và chuyên nghiệp.

9. Asana

Asana là một trong những phần mềm quản lý công việc, quản lý dự án trực tuyến tốt nhất tính đến thời điểm hiện tại. Mục tiêu của Asana chính là giúp người dùng có thể quản lý các công việc một cách thông minh, xử lý phân công nhiệm vụ hiệu quả và chính xác, nâng cao hiệu suất làm việc của nhóm. Một số chức năng chính của Asana như: theo dõi dự án, cập nhật thông tin dự án, bám sát deadline, quan sát toàn diện quá trình bằng lịch, theo dõi các trạng thái xử lý, xây dựng môi trường tương tác hiệu quả,…Asana là một trong những cái tên về phần mềm quản lý dự án được đông đảo người dùng trên thế giới tin tưởng và sử dụng, trong đó có 2 ông lớn là Airbnb và Foursquare.

10. Evernote

Evernote là công cụ tiện ích dùng để tạo danh sách việc làm, lưu trữ tất cả thông tin quan trọng của dự án. Evernote là công cụ quản lý dự án dựa trên đám mây nên bạn có thể truy cập bất cứ nơi đâu và bất cứ lúc nào trên mọi thiết bị, từ máy tính cho đến smartphone. Evernote hoàn toàn là một công tụ vừa dễ sử dụng, vừa mang lại hiệu quả đáng kể cho người dùng.